1. Objetivo

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, incorpora el establecimiento de un SII el cual tiene como principales objetivos proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional, detecten infracciones penales o administrativas ya sean, graves o muy graves y las comuniquen mediante un mecanismo regulado al efecto, con la finalidad de fomentar la prevención de conductas irregulares.

2. Ámbito de aplicación

La presente Política resulta de aplicación a todos los relacionados con Convertia que informen, a través de los canales previstos en la presente:

  • Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa, relacionadas al incumplimiento de la normativa interna de Convertia.
  • Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa en contra de las leyes de la Unión Europea.

Se consideran miembros de Convertia los que en cada momento sean socios, empleados y colaboradores de la Compañía.

Esta Política resulta también aplicable a los informantes que, no siendo miembros de Convertia, hayan obtenido información sobre alguna de las acciones u omisiones mencionadas anteriormente, siendo:

  • Clientes
  • Proveedores
  • Becarios
  • Voluntarios
  • Cualquiera que aún no establezca vínculo comercial, o laboral con Convertia y haya obtenido información sobre infracciones cometidas dentro de la Empresa.

Se incluyen las que puedan constituir un incumplimiento de la Ley 10/2010, de 28 abril, de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (en adelante, “PBC/FT”) y su normativa de desarrollo, o las políticas y procedimientos implantados para darles cumplimiento.

3. Sistema Interno de Información (SII)

El SII se compone, principalmente, del Canal de Comunicación Interno de Información habilitado para la recepción de las comunicaciones, del Responsable del SII y del procedimiento que deberá seguirse para la tramitación de las referidas comunicaciones.

  1. Principios generales
    El SII de Convertia es gestionado internamente, de forma independiente, y le resultan de aplicación los siguientes principios generales:
    1. Cualquier persona podrá comunicar información sobre las infracciones identificadas por acción u omisión, pudiendo hacerlo de forma anónima.
    2. El SII de Convertia se encuentra gestionado de una forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante, de las actuaciones que se desarrollen en la gestión de la comunicación, y la identidad de los involucrados, preservando los derechos a la intimidad, la privacidad, y la presunción de inocencia de los sujetos involucrados en el proceso de investigación, además del adecuados  tratamiento de datos impidiendo el acceso de personal no autorizado.
      La excepción  a lo mencionado en el párrafo supra, sólo podrá ser comunicada a la autoridad competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
    3. Las acciones llevadas durante la investigación serán realizadas con la finalidad de esclarecer la comunicación recibida, o comprobar los hechos; dicho proceso será llevado diligencia para que en el menor tiempo posible se de respuesta objetiva, y deberán ser atendidos sin distinción alguna las investigaciones.
    4. Las acciones realizadas en el proceso de investigación serán llevadas de confirmo a la legislación vigente, garantiza a todas las partes involucradas su derecho a ser informado que existe una investigación interna, a ser escuchada en cualquier momento.
      En todo momento se preservará el anonimato del informante, con la finalidad de garantizar sus derechos.
    5. El informante deberá actuar de buena fe, consciente de los hechos a comunicar, siendo que serán sancionables aquellas comunicación que sean falsas o fueron obtenidas de manera ilícita.
    6. El medio para que puedan hacer uso del Canal de Comunicación Interna de Información de Convertia puede ser consultado en la página web de Convertia a través de la siguiente dirección: https://www.convertia.com/
  2. Canal Interno de Información
    1. El mencionado Canal Interno de Información permite:
    2. Realizar comunicaciones por escrito o verbalmente (mediante grabación)
    3. Que el informante proporcione datos básicos personales (nombre, correo y teléfono) al hacer la comunicación, a efectos de recibir las notificaciones.
    4. Presentación de comunicaciones anónimas.
    5. La recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones dentro del entorno laboral que sean relacionadas a Convertia

    Convertia implementará las medidas necesarias para garantizar  la confidencialidad de las comunicaciones recibidas, así como la identidad de los informantes si estos la hacen saber dentro de la comunicación, siendo gestionado al Responsable del Canal.

  3. Canales Externos de Información
    Convertia favorece el uso de su Canal Interno de Información, pero los informantes podrán hacer uso de canales externos establecidos  por las Administraciones Públicas.
    Todo aquel interesado  (persona física) podrá informar ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de la legislación aplicable vigente, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente Canal Interno de Información.

4. Responsable del Sistema Interno de Información

El Responsable del SII de Convertia asumirá diligentemente, e iniciaría el proceso de investigación de conformidad con la comunicación recibida en el Canal Interno de Información.

En caso de conflicto de interés, el comité de cumplimiento de Convertia nombrará a un nuevo responsable para el seguimiento hasta que de resolución, asumiendo las mismas obligaciones en apego a los principios mencionados en la presente que el Responsable del SII.

El Responsable del SII llevará un libro de registros, en el cual colocará todas las comunicaciones recibidas, así mismo se compromete conformar un expediente digital de cada una de estas; manteniendo confidencialidad de toda la información recibida.

El Responsable del SII contará con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, teniendo autonomía frente al resto de los Comités de Convertia, deberá mantener una postura de neutralidad, honestidad, objetividad hacia todos los involucrados.

5. Medidas de protección

  1. Los informantes deberán actuar con veracidad refiriéndose a los hechos que les consten y sean relacionados directamente con Convertia. Toda comunicación malintencionada o falsa le será impuesta una sanción de conformidad con el Código de ética y Conducta de Convertia.
    Convertia se obliga a adoptar las medidas necesarias para garantizar que el trabajador, directivo, comercial, accionista, miembro del consejo, proveedor, cliente, todo aquel que comunique una infracciones cometidas sean protegidos frente a toda represalias, discriminaciones y cualquier otro tipo de trato injusto.
    Será considerado como “Represalia” cualquier acción u omisión, que de manera directa o indirecta se conforme un trato desfavorable dentro de un entorno laboral, por mencionar algunas:  suspensión del contrato de trabajo, despido injustificado, degradación de cargo, decremento de salario, o bien cualquier modificación -abusiva- a las condiciones de trabajo; afectaciones a su reputación, denegación de formaciones internas, entre otras.
    Las excepciones a la obligación de adoptar medidas necesaria serán:
    1. Comunicaciones inadmitidas por el Canal Interno de Información:
      1. Comunicación de hechos no sean congruentes en el detalle proporcionado, ya sea escrito o verbal;
      2. Comunicación de hechos no sean una infracción a la normativa interna de Convertia;
      3. Comunicación de hechos no constituyen una infracción a la legislación de la Unión Europea;
      4. La información sea obtenida mediante la comisión de un delito;
      5. La información no es nueva o significativa sobre el desarrollo de alguna investigación en proceso de esclarecimiento.
    2. Comunicación sea acerca de reclamaciones sobre conflictos interpersonales
    3. Comunicación que contenga información pública
    4. Comunicación con información que involucre secreto profesional.
    5. Comunicación relacionada a procedimiento de establecimiento de relaciones laborales o comerciales, que contengan información confidencial o bien que no deban de ser divulgados.
  2. Algunas de las medidas a adoptar por Convertia serán las siguientes:
    1. No será acreedor a sanciones administrativas por la comunicación
    2. Asesoramiento gratuito sobre procedimientos de protección
    3. Asistencia jurídica en procesos judiciales (difamación, derechos de autor, secreto industrial, protección de datos) penales, civiles y/o administrativos, de ser necesaria.

Tras efectuada la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de defensa todo aquel que se encuentre involucrado. Asimismo, se permitirá el acceso restringido al expediente, manteniendo confidencialidad la identidad del informante, los hechos y el proceso a seguir.

6. Libro de registro de comunicaciones

El Responsable del SII llevará un registro de las comunicaciones recibidas así como de las investigaciones internas, garantizando el principio de confidencialidad, y el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

El registro deberá de contener los siguientes datos:

  1. Fecha de recepción
  2. Tipo de comunicación
  3. Actuaciones desarrolladas
  4. Medidas adoptadas
  5. Fecha de cierre

Dichos registros serán privados, con excepción de que se tenga petición justificada por Autoridad judicial competente, debiendo conocer el oficio donde sea solicitada dicha información y se otorgue bajo tutela de esta, se otorgará total o parcialmente el Libro de registro.

7. Datos personales

Los datos personales obtenidos por medio del SII serán tratados en pleno cumplimiento de los principios y lineamientos establecidos en la ley aplicable en la materia. Los datos que se recaben en el SII serán tratados por INTELLIGENT CUSTOMER ACQUISITION, SLU actuando como responsable del tratamiento.

 

Fecha de elaboración: 29 de noviembre de 2023

Fecha de implementación: 04 de diciembre de 2023